Descarga gratis nuestra plantilla control horario pdf revisada por el Departamento Legal de Cardeseo y adaptada al Art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores tras la reforma del RD-ley 8/2019. La hoja de control horario es un documento mensual o quincenal en el que cada persona trabajadora deja constancia firmada de la hora exacta de inicio y fin de su jornada efectiva, incluidas las pausas no computables y las horas extraordinarias, y que sirve a la empresa como soporte material del registro diario de jornada exigido por la legislación laboral española en vigor desde el 12 de mayo de 2019.
Tabla de contenidos
- Qué es la hoja de control horario
- Control horario vs registro de jornada: la diferencia que muchas empresas no entienden
- Cuándo conviene usar la plantilla en PDF
- Marco normativo: el Art. 34.9 ET y el RD-ley 8/2019
- Datos obligatorios que debe contener la hoja
- Cómo rellenar la hoja paso a paso
- Errores comunes al rellenar el control horario
- Descargar la plantilla en PDF
- Sanciones por no llevar control horario
- Preguntas frecuentes
- Próximos pasos
Qué es la hoja de control horario
La hoja de control horario es el instrumento operativo, normalmente en formato mensual o quincenal, mediante el cual una empresa documenta de forma fiable y no manipulable la jornada efectiva de cada persona trabajadora. Se materializa en una tabla con casillas diarias para hora de entrada, hora de salida, pausas no computables (como la comida) y observaciones, cerrada con la firma del trabajador y, opcionalmente, del responsable de recursos humanos o gerencia. No es un modelo libre: debe cumplir los criterios de fiabilidad e individualización del Art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores y de la doctrina de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
A diferencia de un cuadrante de turnos previsto, la hoja recoge datos reales ya consumados, lo que la convierte en prueba documental ante una eventual inspección de la ITSS o reclamación de horas extraordinarias por el trabajador. Por eso el Ministerio de Trabajo y la propia ITSS recomiendan que el documento sea individualizado, conservado durante cuatro años y accesible tanto para la representación legal de la plantilla como para los inspectores actuantes (la AEPD solo entra cuando el sistema utiliza datos biométricos, en cuyo caso aplica el Art. 9 RGPD). En despachos pequeños, comercios, hostelería o consultorías sin software de fichaje, la plantilla control horario pdf en papel firmada cada día sigue siendo un soporte plenamente válido siempre que respete estos requisitos mínimos.
Control horario vs registro de jornada: la diferencia que muchas empresas no entienden
Muchas pymes utilizan los términos como sinónimos, y de ahí nacen la mayoría de los problemas con la Inspección de Trabajo. El control de jornada laboral o registro de jornada es la obligación legal en sentido estricto que impone el Art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores: garantizar el registro diario, individualizado, fiable y conservado durante cuatro años. Es una obligación de resultado y no admite excepciones por tamaño de empresa. La hoja u hoja control horario pdf, en cambio, es uno de los instrumentos posibles para cumplir esa obligación, junto al fichaje biométrico, las apps móviles o los terminales de tarjeta.
Dicho de otro modo: el registro de jornada es el qué y la hoja de control horario es el cómo. Una empresa que descargue el registro de jornada propiamente dicho y lo deje en blanco no cumple, porque la obligación no se agota con tener el documento sino con utilizarlo a diario. Por el contrario, una microempresa de tres trabajadores que mantenga al día su ficha control horario firmada cada jornada cumple sustantivamente el Art. 34.9 ET aunque no disponga de un software de fichaje sofisticado. Esta distinción es decisiva porque condiciona qué exige la ITSS en un acta de inspección y qué tipo de prueba es admisible en un procedimiento sancionador o ante el Juzgado de lo Social.
Cuándo conviene usar la plantilla en PDF
El formato PDF es la opción más razonable para tres perfiles de empresa muy concretos. En primer lugar, microempresas de menos de diez personas trabajadoras con jornada estable, donde implantar un software de fichaje no es proporcional y donde imprimir doce hojas mensuales al año por trabajador resulta barato, auditable y suficiente. En segundo lugar, despachos profesionales, comercios y locales de hostelería con plantillas reducidas que necesitan un soporte material firmado en papel para acreditar la jornada efectiva frente a una posible reclamación. En tercer lugar, empresas en transición que ya han contratado un sistema digital pero quieren mantener un soporte físico de respaldo durante los primeros meses de implantación.
El modelo control horario gratis en PDF también es útil para personas autónomas con empleados a su cargo, ya que el alta como trabajador por cuenta propia no exime del Art. 34.9 ET respecto a la plantilla contratada. Aun así, la propia Inspección recuerda que el papel es válido pero más vulnerable a manipulaciones a posteriori, por lo que conviene firmar cada hoja al cierre de la semana o, como mínimo, al cierre del mes. Si tu plantilla supera los quince trabajadores o tienes turnos rotativos complejos, una herramienta digital como Fichados —desarrollada por Cardeseo— reduce significativamente el riesgo de incidencias, aunque para volúmenes pequeños la plantilla control horario pdf sigue siendo perfectamente defendible.
Marco normativo: el Art. 34.9 ET y el RD-ley 8/2019
El régimen vigente nace del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, publicado en el BOE de 12 de marzo de 2019 y en vigor desde el 12 de mayo de ese mismo año (BOE-A-2019-3481). Este RD-ley reformó el apartado 9 del Art. 34 del Estatuto de los Trabajadores, aprobado por el Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, y estableció una obligación generalizada que antes solo se exigía respecto a trabajadores a tiempo parcial y horas extraordinarias.
El texto literal del Art. 34.9 ET dispone que «la empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo». Añade que «mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores, se organizará y documentará este registro de jornada» y que «la empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social».
Quedan fuera del ámbito subjetivo del precepto el personal de alta dirección regulado por el Real Decreto 1382/1985 (relación laboral especial) y los trabajadores autónomos sin empleados; el servicio del hogar familiar (RD 1620/2011) y otras relaciones laborales especiales se rigen por su normativa propia sobre ordenación del tiempo de trabajo, que desplaza parcialmente el Art. 34.9 ET. Para todo lo demás, incluida la control horario empleados pdf en pymes, la obligación es plena y no admite pacto en contrario que la reduzca por debajo del mínimo legal.
Datos obligatorios que debe contener la hoja
Una hoja control horario pdf mínimamente defendible ante la ITSS debe contener, como mínimo, los siguientes campos: identificación completa de la empresa (denominación social, CIF y centro de trabajo), datos del trabajador (nombre, apellidos, NIF y categoría profesional), mes y año de referencia, jornada teórica pactada en contrato o convenio, y una tabla diaria con casillas independientes para hora real de inicio, hora real de finalización, pausas no computables (descansos para comida, por ejemplo) y, en su caso, horas extraordinarias realizadas. Cada línea diaria debe poder firmarse por el trabajador.
Además, conviene incluir un pie con el total de horas mensuales efectivas, una casilla para observaciones (incidencias, permisos, bajas) y un espacio de doble firma —trabajador y empresa— al cierre del periodo. La Inspección valora especialmente que el documento sea no manipulable, lo que exige numeración correlativa, fecha de impresión y, si se utiliza firma manuscrita, tinta indeleble. Si la empresa procesa datos biométricos —huella, reconocimiento facial— en lugar del PDF firmado, debe aplicar el Art. 9 del RGPD y la Guía de la AEPD sobre tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos de noviembre de 2023, que considera estos tratamientos de alto riesgo y exige una evaluación de impacto previa.
Cómo rellenar la hoja paso a paso
- Imprime una hoja por trabajador y mes natural al inicio de cada periodo de cómputo, asegurándote de que figuren CIF de empresa, NIF del trabajador y mes de referencia.
- Anota la hora real de inicio de jornada cada día, en el momento exacto en que la persona trabajadora comienza la prestación efectiva, no la hora teórica del cuadrante.
- Registra las pausas no computables, especialmente la pausa para comer, indicando hora de inicio y fin de cada interrupción superior a quince minutos.
- Consigna la hora real de salida al finalizar la jornada efectiva, incluyendo prolongaciones por horas extraordinarias debidamente identificadas en la columna correspondiente.
- Firma la línea diaria al cierre de cada jornada o, como mínimo, al cierre de la semana, evitando rellenar varios días de golpe a final de mes.
- Cierra la hoja a fin de mes calculando el total de horas efectivas y de horas extraordinarias, con doble firma del trabajador y del responsable de la empresa.
- Archiva físicamente la hoja durante cuatro años en un lugar accesible para la ITSS y la representación legal de la plantilla.
Errores comunes al rellenar el control horario
El primer error frecuente es rellenar la ficha control horario a final de mes de golpe, anotando horarios teóricos en lugar de reales. La ITSS detecta esta práctica con relativa facilidad cuando cruza las hojas con cámaras de seguridad, accesos por tarjeta o testimonios de la plantilla, y suele considerarla equivalente a la inexistencia de registro a efectos sancionadores. El segundo error es no incluir las pausas no computables: si en la hoja aparece una jornada continua de nueve horas sin pausa de comida, el inspector entenderá que toda esa franja es tiempo efectivo y podrá calcular horas extraordinarias no compensadas.
El tercer error es no individualizar el documento: una hoja conjunta para toda la plantilla no cumple la exigencia de individualización del Art. 34.9 ET. El cuarto es la ausencia de firma del trabajador, que reduce el valor probatorio del documento prácticamente a cero. El quinto, especialmente grave, es la falta de conservación durante cuatro años conforme al Art. 21.5 de la LISOS, lo que impide acreditar el cumplimiento histórico cuando la ITSS solicita registros de ejercicios anteriores. Por último, mezclar control horario y biometría sin haber realizado la evaluación de impacto exigida por el Art. 35 del RGPD añade un frente adicional ante la AEPD, con sanciones independientes y acumulables a las laborales.
Descargar la plantilla en PDF
Hemos diseñado una plantilla control horario pdf lista para imprimir, con todas las casillas obligatorias, espacio para doce meses, columna específica de horas extraordinarias y pie de firma doble. Está revisada por el Departamento Legal de Cardeseo conforme al Art. 34.9 ET y a los criterios de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Hoja de control horario · PDF
Hoja mensual lista para imprimir. Casillas diarias, pausas, horas extra y firma doble.
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Si prefieres editar el documento antes de imprimirlo, también ofrecemos el registro de jornada propiamente dicho y sus versiones Excel y Word dentro del mismo cluster documental, todas ellas verificadas por nuestro equipo jurídico.
Sanciones por no llevar control horario
Incumplir el Art. 34.9 ET es una infracción grave en materia de relaciones laborales individuales tipificada en el Art. 7.5 del Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, conocida como LISOS (BOE-A-2000-15060). La cuantía de la multa figura en el Art. 40.1.b LISOS, que para infracciones graves establece tres tramos: grado mínimo de 751 a 1.500 euros, grado medio de 1.501 a 3.750 euros y grado máximo de 3.751 a 7.500 euros.
Un matiz crítico que muchas pymes ignoran: la sanción se impone por infracción detectada en la empresa, no por trabajador afectado. Solo se individualiza por centro cuando los hechos son separables, conforme al Criterio Técnico 101/2019 de la ITSS sobre actuación de la Inspección en materia de registro de jornada. La competencia sancionadora corresponde a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social y, en su caso, a la autoridad laboral autonómica, no a la AEPD. La AEPD sí entra cuando el sistema de control implica tratamientos biométricos sin EIPD previa o sin información transparente al trabajador, con sanciones adicionales por la vía del RGPD y la LOPDGDD. La conservación durante cuatro años de los registros, conforme al Art. 21.5 LISOS, evita además sanciones por obstrucción cuando la ITSS solicita históricos.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio el control horario en PDF o puedo usar otro formato?
El Art. 34.9 ET no impone un formato concreto. Son válidos PDF firmado, hoja Excel auditable, software de fichaje o sistemas biométricos siempre que el registro sea diario, individualizado, fiable y conservado cuatro años. El PDF impreso y firmado es plenamente legítimo en pymes.
¿Qué diferencia hay entre control horario y registro de jornada?
El registro de jornada es la obligación legal del Art. 34.9 ET; la hoja de control horario es el instrumento práctico para cumplirla. Toda hoja correctamente cumplimentada sirve como registro, pero no todo registro adopta forma de hoja en papel.
¿El control horario debe ser mensual o diario?
El registro debe ser diario: cada jornada debe quedar reflejada el mismo día. La presentación material puede agruparse mensual o quincenalmente, pero rellenar la hoja a final de mes de golpe es una infracción que la ITSS sanciona con frecuencia.
¿Qué datos lleva una hoja de control horario?
Identificación de empresa y trabajador, mes de referencia, jornada teórica, hora real de inicio y fin de cada día, pausas no computables, horas extraordinarias, totales mensuales, firma diaria del trabajador y doble firma final empresa-trabajador.
¿Cómo se rellena el control horario sin equivocarse?
Anota la hora real de entrada y salida al cierre de cada jornada, no a final de mes; incluye siempre las pausas no computables; firma cada línea; archiva la hoja durante cuatro años. Evita rellenar horarios teóricos del cuadrante en lugar de los reales.
¿Qué pasa si la Inspección detecta que no llevo control horario?
La ITSS puede sancionar con multa de 751 a 7.500 euros por infracción grave (Art. 7.5 y 40.1.b LISOS), por infracción detectada y no por trabajador. Si además hay biometría sin EIPD, la AEPD puede imponer sanción independiente bajo el RGPD.
Próximos pasos
Descargar la plantilla control horario pdf es el primer paso, pero el cumplimiento real del Art. 34.9 ET exige usarla a diario, conservarla cuatro años y combinarla con políticas internas claras. En Cardeseo acompañamos a pymes y autónomos con empleados a implantar el control de jornada de forma proporcional a su tamaño y sector. Puedes empezar por nuestra calculadora de cumplimiento legal para identificar tu nivel de riesgo o continuar con el onboarding RGPD guiado.
Si tu plantilla supera los diez trabajadores o gestionas turnos rotativos, el PDF deja de ser eficiente y te recomendamos valorar Fichados, la app de fichaje desarrollada por Cardeseo que automatiza el registro diario, conserva los datos cuatro años y genera informes listos para la ITSS. Aviso de transparencia: Fichados es un producto propio del grupo Cardeseo, por lo que esta recomendación no es neutral; aun así, el PDF gratuito de esta página es plenamente válido y no condicionamos su descarga a ninguna contratación.