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Plantilla registro jornada laboral Excel gratis 2026

Plantilla Excel del registro de jornada con fórmulas para sumar horas. Cumple Art. 34.9 ET y RD-ley 8/2019.

Descargar ExcelAntes, ¿qué tengo que saber?

Plantilla registro jornada laboral Excel gratis [2026]

La plantilla registro jornada laboral Excel gratis que ponemos a disposición en esta página es un libro XLSX editable, con fórmulas para sumar horas diarias y semanales, alineado al registro diario obligatorio que impone el Art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (ET) tras la modificación operada por el RD-ley 8/2019. Esta hoja de cálculo sirve como modelo base para empresas con plantillas pequeñas y medianas que necesitan documentar el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora, conservar el registro durante cuatro años y mostrarlo a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) cuando lo requiera. Antes de descargar, lee los límites del formato Excel y compara con un fichaje real auditable.

Tabla de contenidos

Qué es el registro de jornada laboral en Excel

El registro jornada laboral Excel es un libro de hoja de cálculo (formato XLSX o XLS, compatible con Microsoft Excel, LibreOffice Calc, Google Sheets y Numbers) donde la empresa anota, día a día y persona a persona, la hora exacta de entrada, la hora exacta de salida y, opcionalmente, las pausas. Es la materialización en formato digital editable del registro diario obligatorio que el Art. 34.9 ET exige a toda empresa con personal por cuenta ajena en España desde el 12 de mayo de 2019. La diferencia con la versión PDF de la misma obligación no es jurídica sino práctica: el Excel suma horas con fórmulas, detecta automáticamente jornadas superiores a 9 horas y permite exportar resúmenes mensuales sin recalcular a mano. Frente al cuaderno manual o al PDF impreso, el modelo registro jornada laboral Excel ahorra tiempo administrativo y reduce errores aritméticos, sobre todo cuando el calendario laboral incluye turnos rotativos, horas extraordinarias o jornadas a tiempo parcial con distribución irregular. La hoja debe cubrir el horario concreto de inicio y finalización (no basta con "mañana" o "tarde") y debe ser accesible para la persona trabajadora, su representación legal y la ITSS durante un periodo mínimo de cuatro años conforme al Art. 21.5 LISOS.

Cuándo el Excel basta y cuándo NO (vs software de fichaje)

El Excel basta cuando se cumplen, al menos, tres condiciones acumulativas: plantilla reducida (orientativamente menor de cinco personas trabajadoras), jornada estable sin distribución irregular significativa, y un responsable interno que rellena el registro el mismo día en que se produce la jornada, no a fin de mes. En estos supuestos, una plantilla excel control horario bien construida cumple el Art. 34.9 ET con coste cero. El Excel no basta cuando aparece cualquiera de estos factores: equipo de más de cinco personas, jornadas en remoto o híbridas sin presencia física de mando intermedio, turnos rotativos, horas extra frecuentes, sectores con convenios que exigen control reforzado (transporte por carretera, hostelería, comercio nocturno), o cuando la empresa ya ha tenido una visita previa de la ITSS. El motivo es honesto y conviene asumirlo: un libro XLSX no es a prueba de manipulación posterior. Las celdas se pueden reescribir con fecha de ayer, las fórmulas se pueden borrar y la metadata interna del archivo no equivale a un sello de tiempo cualificado. Diversos despachos laboralistas y la propia práctica inspectora de la ITSS valoran negativamente registros completados a posteriori sin trazabilidad, especialmente cuando se detectan patrones uniformes sospechosos (siempre 9:00-18:00 exactos durante 22 días). En esos casos un sistema de fichaje con sello horario inalterable, geolocalización opcional y log de modificaciones ofrece garantía probatoria muy superior. El Excel es, por tanto, un punto de partida legítimo, no un destino para empresas en crecimiento.

Marco normativo: Art. 34.9 ET y RD-ley 8/2019

La obligación del registro diario de jornada nace del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo (BOE-A-2019-3481), que introdujo el apartado 9 en el Art. 34 del Estatuto de los Trabajadores (texto refundido aprobado por Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre). La obligación entró en vigor el 12 de mayo de 2019, dos meses después de la publicación del RD-ley en el BOE el 12 de marzo de 2019. La redacción literal vigente del Art. 34.9 ET (versión consolidada del Estatuto de los Trabajadores, BOE-A-2015-11430) dice: "La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora". Este texto debe cumplirse mediante el sistema que la empresa elija — papel, registro jornada xls, app, terminal biométrico — siempre que sea fiable e invariable. La negociación colectiva o el acuerdo de empresa puede precisar la organización y documentación del registro, y en su defecto decide la empresa previa consulta a la representación legal de las personas trabajadoras. La conservación durante cuatro años resulta del Art. 21.5 del RDL 5/2000 (LISOS). Este plazo es de conservación documental y no debe confundirse con la prescripción de la infracción: el Art. 4.1 LISOS fija la prescripción de las infracciones graves del orden social en 3 años, mientras que el deber de conservar el registro de jornada se extiende 4 años. Para colectivos con régimen especial, hay que tener en cuenta que el personal de alta dirección (Real Decreto 1382/1985) queda fuera del Art. 34 ET por su relación laboral especial; el servicio del hogar familiar (RD 1620/2011) se organiza por reglas propias en su normativa específica, que desplazan en parte el Art. 34.9 ET; y los autónomos sin trabajadores por cuenta ajena no están sujetos a la obligación respecto a sí mismos.

Datos obligatorios que debe llevar el Excel

Una plantilla excel fichaje empleados válida en una inspección debe contener, como mínimo, los siguientes campos por cada registro diario: identificación de la persona trabajadora (nombre y apellidos o DNI/NIE), fecha del día registrado, hora concreta de inicio de la jornada (formato HH:MM, no "mañana"), hora concreta de finalización (formato HH:MM, no "tarde"), total de horas trabajadas en el día, y observaciones cuando aplique (permiso retribuido, IT, vacaciones, festivo, ausencia justificada). Adicionalmente, conviene incluir: centro de trabajo cuando la empresa tenga más de uno, tipo de jornada (ordinaria, extraordinaria, complementaria a tiempo parcial), pausa para comida cuando supere los 15 minutos y se considere no efectiva, firma o validación del trabajador o sistema equivalente que acredite conformidad. La cabecera del libro debe incluir razón social del empleador, CIF, convenio colectivo aplicable y mes/año del registro. La hoja resumen mensual debe totalizar las horas trabajadas, las horas extraordinarias realizadas (con separación entre las compensadas con descanso y las retribuidas) y las horas complementarias del personal a tiempo parcial, dado que el Art. 12.5.h ET obliga al control específico de estas últimas. Las quince entidades reconocibles en el Excel (ET, RD-ley 8/2019, LISOS, ITSS, AEPD, RGPD, LOPDGDD, convenio colectivo, centro de trabajo, jornada ordinaria, horas extraordinarias, horas complementarias, alta dirección, IT, festivo) deben quedar listadas en hoja de leyenda para facilitar la lectura por inspección.

Fórmulas útiles del Excel del registro de jornada

Las fórmulas excel para calcular horas trabajadas son el principal valor añadido de la versión XLSX frente al PDF. La fórmula básica para calcular las horas diarias es =SI(C2>B2;C2-B2;(C2+1)-B2)*24, donde B2 es la celda de hora de entrada y C2 la de salida, multiplicando por 24 para convertir el formato hora a número decimal. Para descontar pausa de comida: =((C2-B2)-(E2-D2))*24 donde D2 y E2 son inicio y fin de pausa. Para sumar horas semanales o mensuales se usa =SUMA(F2:F31) sobre la columna de horas diarias, con formato de celda personalizado [h]:mm para evitar que Excel reinicie a 0 al pasar de 24 horas. Para detectar incumplimientos del descanso entre jornadas (12 horas Art. 34.3 ET): =SI((B3-C2)*24<12;"ALERTA descanso<12h";"OK"). Para resaltar jornadas superiores a 9 horas se aplica formato condicional con la regla =F2>9 y fondo rojo. Para sumar solo horas extraordinarias: =SUMAR.SI(G2:G31;"Extra";F2:F31). Una buena modelo registro jornada laboral Excel incluye validación de datos (lista desplegable) en la columna tipo de jornada para evitar errores de tipeo, protección de hoja con contraseña para impedir borrado accidental de fórmulas, y bloqueo de columnas calculadas. Conviene activar el control de cambios del libro (en Excel: Revisar > Compartir libro) para dejar rastro de quién modifica qué celda y cuándo, aunque insistimos: no equivale a sello de tiempo cualificado.

Cómo rellenar el Excel paso a paso

  1. Descarga la plantilla XLSX desde el botón de descarga de esta página.
  2. Abre el archivo con Microsoft Excel 365, LibreOffice Calc 7+ o Google Sheets.
  3. Rellena la cabecera con razón social, CIF, centro de trabajo y mes/año.
  4. Añade una fila por cada persona trabajadora en la hoja de plantilla.
  5. Introduce cada día, antes del cierre de jornada, la hora exacta de entrada en formato HH:MM.
  6. Introduce la hora exacta de salida al finalizar la jornada el mismo día.
  7. Verifica que la columna de horas totales calcula automáticamente el resultado.
  8. Marca en la columna observaciones cualquier incidencia: permiso, IT, festivo, vacaciones.
  9. Solicita validación de la persona trabajadora al cierre de semana o mes.
  10. Guarda copia mensual con nombre del tipo registro-jornada-202606-empresa.xlsx.
  11. Archiva el fichero durante cuatro años en almacenamiento con copia de seguridad.
  12. Entrega copia a la ITSS cuando lo requiera mediante diligencia formal.

Errores comunes con el Excel

El error más grave y más frecuente es rellenar el Excel al final del mes con datos inventados o aproximados. La ITSS detecta este patrón con facilidad: jornadas perfectamente uniformes (siempre 9:00-18:00) durante 20 días seguidos, ausencia de microvariaciones típicas del comportamiento real, redondeo sistemático a múltiplos de cinco minutos. Cuando el inspector cruza estos datos con accesos al edificio, registros de VPN, correos enviados a las 20:30 desde el portátil de empresa o partes de producción, las contradicciones afloran rápido y la sanción deriva de infracción grave a muy grave. Otros errores habituales: confundir registro de jornada con control de horas extraordinarias (son obligaciones complementarias, no sustitutivas); usar un Excel común en la nube editable por cualquiera sin log de cambios; no proteger las fórmulas y dejar que un usuario las borre por error; emplear formato de celda incorrecto (texto en lugar de hora) lo que rompe las sumas; olvidar incluir a la plantilla a tiempo parcial bajo la premisa errónea de que solo afecta a jornadas completas (afecta a toda persona por cuenta ajena salvo exclusiones del Art. 34.9 ET en relación con RD 1382/1985 y RD 1620/2011); no documentar las pausas no retribuidas; no conservar el registro los cuatro años exigidos por Art. 21.5 LISOS; usar una única casilla "mañana/tarde" en lugar del horario concreto; y no entregar copia a la representación legal de las personas trabajadoras cuando esta lo solicita conforme al Art. 64.7.a ET.

Descargar la plantilla en Excel

Descarga la plantilla registro jornada laboral Excel gratis desde el siguiente enlace directo. El archivo XLSX incluye hoja mensual con fórmulas precargadas, hoja resumen anual, leyenda normativa y campos de cabecera con razón social y CIF. Está optimizada para Microsoft Excel 2016 o superior, Microsoft 365, LibreOffice Calc 7+ y Google Sheets (con conversión).

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Si solo necesitas imprimir el registro y no usar fórmulas, dispones de la versión PDF hermana en /recursos/plantillas/hoja-control-horario-pdf/ y la versión editable en Word en /recursos/plantillas/registro-jornada-laboral-word/ para entornos sin Excel.

Sanciones por no llevar el registro

No llevar el registro de jornada, llevarlo de forma incompleta, no conservarlo durante los cuatro años legales o impedir su consulta por la ITSS constituye infracción grave del Art. 7.5 del RDL 5/2000 (LISOS). Las cuantías aplicables según el Art. 40.1.b LISOS son: grado mínimo de 751 a 1.500 euros, grado medio de 1.501 a 3.750 euros y grado máximo de 3.751 a 7.500 euros. Un matiz crítico que muchos artículos confunden y que conviene aclarar para no inducir a error: la sanción se aplica por infracción detectada, no por cada persona trabajadora afectada. Solo cabe individualizar por centro de trabajo cuando los hechos sean separables conforme al Criterio Técnico 101/2019 de la ITSS, no multiplicar la cuantía por el número de empleados. El órgano competente para sancionar es la propia ITSS, no la AEPD. La AEPD entra en juego únicamente cuando el sistema de control horario implica tratamiento de datos biométricos (huella, reconocimiento facial), supuesto en el que se activa el Art. 9 RGPD sobre categorías especiales de datos y la Guía AEPD sobre tratamientos de control de presencia mediante biometría de noviembre de 2023 (consultable en aepd.es), que exige Evaluación de Impacto previa (EIPD) y descarta el consentimiento del trabajador como base legitimadora por el desequilibrio de poder existente en la relación laboral. El Excel, al no procesar datos biométricos, queda fuera del perímetro AEPD pero plenamente dentro del perímetro ITSS.

Preguntas frecuentes

¿Vale Excel para el registro de jornada en 2026?

Sí, Excel sigue siendo un soporte válido en 2026 siempre que cumpla los requisitos del Art. 34.9 ET: registro diario, horario concreto de inicio y fin, accesible a la persona trabajadora, su representación legal y la ITSS, conservado cuatro años. La ITSS no exige una tecnología concreta, exige fiabilidad. El riesgo del Excel no es la legalidad formal sino la probatoria: fácil de manipular a posteriori sin trazabilidad.

¿Qué celdas necesita la plantilla Excel del registro de jornada?

Como mínimo: identificación del trabajador, fecha, hora de entrada en formato HH:MM, hora de salida en formato HH:MM, total de horas trabajadas calculadas por fórmula, y observaciones. Como recomendación: centro de trabajo, tipo de jornada, pausas no retribuidas, separación de horas extraordinarias y firma o validación del trabajador.

¿Cuánto tiempo hay que conservar el Excel del registro de jornada?

Cuatro años desde la fecha de cada registro, conforme al Art. 21.5 del RDL 5/2000 (LISOS). El plazo es de conservación documental; no debe confundirse con la prescripción de la infracción, que el Art. 4.1 LISOS fija en 3 años para infracciones graves del orden social. Se recomienda conservar copia de seguridad externa, ya que la pérdida del archivo por avería informática no exime de la obligación.

¿Ventajas y desventajas del Excel frente a una app de fichaje?

Ventajas del Excel: coste cero, sin curva de aprendizaje, sin dependencia de proveedor, sin tratamiento adicional de datos personales más allá del mínimo necesario. Desventajas: fácil de manipular a posteriori, sin sello de tiempo cualificado, sin log automático de cambios, sin geolocalización para teletrabajo, escala mal con plantillas grandes y turnos complejos. Una app de fichaje como Fichados elimina las desventajas a cambio de un coste mensual y de una relación contractual con un encargado del tratamiento conforme al Art. 28 RGPD.

¿Quién debe firmar el Excel del registro de jornada?

La firma del trabajador no es un requisito normativo expreso del Art. 34.9 ET, pero sí una recomendación sólida para reforzar la fiabilidad del registro frente a la ITSS. Puede sustituirse por validación electrónica (correo de conformidad mensual, doble factor, acuse en plataforma). La empresa firma o valida por defecto al ser quien custodia el libro.

¿Qué pasa si la ITSS detecta que el Excel se ha rellenado a posteriori?

La rellenadura a posteriori no es por sí misma infracción si los datos consignados son verídicos, pero cuando la ITSS cruza el Excel con otras evidencias (accesos, VPN, correos, partes de producción) y detecta contradicciones, la infracción grave del Art. 7.5 LISOS se eleva con frecuencia al grado medio o máximo (1.501-7.500 euros) por gravedad de la conducta. En supuestos especialmente graves puede concurrir con infracciones independientes del Art. 7 LISOS (por ejemplo, falta de pago de horas extraordinarias) o con tipos del Art. 8 LISOS si los hechos encajan en alguno de ellos, sin que el incumplimiento del registro per se ascienda automáticamente a infracción muy grave.

¿Es obligatorio el registro de jornada para los autónomos?

No. Los trabajadores autónomos sin empleados por cuenta ajena no están sujetos al Art. 34.9 ET respecto a sí mismos. Solo nace la obligación cuando el autónomo contrata personal por cuenta ajena, momento en que debe llevar registro de la jornada de sus empleados, no de la suya propia.

Próximos pasos

Si tu empresa está empezando con el registro de jornada y tienes menos de cinco personas trabajadoras con jornada estable, esta plantilla registro jornada laboral Excel gratis te cubre el Art. 34.9 ET sin coste mientras la rellenes en tiempo real y la conserves cuatro años. Si tu equipo supera las cinco personas, hay turnos rotativos, teletrabajo, horas extraordinarias frecuentes o has tenido contacto previo con la ITSS, el Excel se queda corto en materia probatoria y conviene migrar a un sistema con sello de tiempo y log inalterable. En Cardeseo hemos desarrollado Fichados, nuestra propia app de fichaje (disclosure: producto de Cardeseo), pensada para empresas pequeñas y medianas que necesitan una solución conforme con Art. 34.9 ET, con trazabilidad real, geolocalización opcional y exportación mensual a Excel y PDF para que el responsable de RR. HH. siga teniendo el resumen en el formato que ya domina. También acompañamos el alta al servicio con la documentación RGPD asociada (registro de actividades, información al trabajador, EIPD cuando aplique). Para encajar el registro de jornada dentro de tu cumplimiento global, consulta nuestro servicio de cumplimiento legal y el onboarding RGPD.

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