El control horario es la obligación empresarial de registrar diariamente la jornada laboral de cada persona trabajadora por cuenta ajena, con horario concreto de inicio y finalización, conforme al Art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Esta guía completa para 2026 explica de forma rigurosa qué exige la ley de control horario en España tras la reforma del Real Decreto-ley 8/2019, a qué empresas obliga, qué datos debe contener el registro de jornada, durante cuánto tiempo se conservan los registros, qué sanciones se imponen por su incumplimiento y cómo elegir un sistema de control horario empleados adecuado a una pyme, un despacho laboral o una empresa de servicios. Se desarrolla con apoyo del Criterio Técnico 101/2019 de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, de la doctrina del Tribunal Supremo, de la Audiencia Nacional y de la Guía de la AEPD sobre biometría de noviembre de 2023, e incluye una comparativa de sistemas (papel, Excel, app, biometría) con sus respectivas garantías legales y casuísticas RGPD asociadas.
Contenidos
- Qué es el control horario y por qué es obligatorio
- Marco normativo: Art. 34.9 ET y RD-ley 8/2019
- A quién obliga el control horario
- Qué datos debe contener el control horario
- Sistemas: papel, Excel, app, biometría
- Conservación: cuatro años a disposición de la ITSS
- Sanciones por no llevar el control horario
- Cruce con AEPD si hay biometría
- Cómo elegir un sistema de control horario adecuado
- Preguntas frecuentes
- Próximos pasos
Qué es el control horario y por qué es obligatorio
El control horario es el mecanismo, manual o digital, mediante el cual una empresa garantiza el registro diario de la jornada laboral de cada persona trabajadora con horario concreto de inicio y finalización. Esta obligación quedó consolidada con la entrada en vigor, el 12 de mayo de 2019, del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, que dio nueva redacción al Art. 34.9 del Real Decreto Legislativo 2/2015, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores (ET). Desde esa fecha, el control horario obligatorio se aplica a toda relación laboral por cuenta ajena, sea presencial, a distancia, presencial híbrida, a tiempo completo o a tiempo parcial.
La razón de ser de la norma es triple. En primer lugar, hacer transparente el cumplimiento de los límites de jornada máxima legal y de los descansos diarios y semanales del propio Art. 34 ET y del Art. 37 ET. En segundo lugar, permitir el control efectivo de las horas extraordinarias del Art. 35 ET y reducir la litigiosidad sobre su existencia y compensación. Y en tercer lugar, dotar a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social de un instrumento probatorio robusto para combatir la jornada irregular, los excesos no declarados y el fraude en contratos a tiempo parcial. La sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea de 14 de mayo de 2019 (asunto C-55/18, CCOO contra Deutsche Bank) había sentado meses antes la doctrina europea, exigiendo a los Estados miembros sistemas objetivos, fiables y accesibles que reflejen la jornada efectiva.
El control horario de los empleados no es un trámite formal. Su omisión expone a la empresa a sanciones laborales por infracción grave y, según el sistema técnico utilizado, también a sanciones administrativas en materia de protección de datos. Por eso conviene abordar la implantación con visión integral: normativa laboral, RGPD, LOPDGDD, derecho a la intimidad del Art. 18 CE y derecho a la desconexión digital del Art. 88 LOPDGDD.
Marco normativo: Art. 34.9 ET y RD-ley 8/2019
El precepto nuclear del control horario es el Art. 34.9 ET, en la redacción del Real Decreto-ley 8/2019, publicado en el Boletín Oficial del Estado el 12 de marzo de 2019. Su texto literal establece: "La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo". Y añade que, mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores, se organizará y documentará este registro de jornada.
El propio precepto remata la obligación con un mandato de conservación: "La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social". El plazo de cuatro años se alinea con el Art. 21.5 del Real Decreto Legislativo 5/2000, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), y no debe confundirse con el plazo de prescripción de tres años de las infracciones graves del Art. 4.1 LISOS, que es independiente y de aplicación distinta.
La interpretación administrativa del precepto se contiene en el Criterio Técnico 101/2019 de la Dirección del Organismo Estatal Inspección de Trabajo y Seguridad Social, accesible en mites.gob.es. Este criterio fija tres exigencias materiales: el sistema debe ser fiable (los datos deben reflejar la jornada efectivamente realizada), objetivo (no depender de la voluntad unilateral del empresario) e invariable (las modificaciones posteriores deben quedar documentadas). Estos tres adjetivos se han convertido en el estándar de revisión inspectora y guían tanto la elección del sistema como el diseño de procedimientos internos de corrección.
La doctrina jurisprudencial complementa el marco. El Tribunal Supremo, ya antes del RD-ley 8/2019, había rechazado interpretaciones que limitaran el registro a las horas extraordinarias, y la Audiencia Nacional valora positivamente la implantación de sistemas que documenten de forma trazable la jornada efectiva, especialmente en sectores con elevada conflictividad como hostelería, comercio, transporte por carretera o servicios profesionales. Para el trabajo a distancia, la Ley 10/2021 remite expresamente en su Art. 14 al Art. 34.9 ET, exigiendo reflejar el tiempo efectivo de trabajo a distancia incluido el momento de inicio y finalización de la jornada.
A quién obliga el control horario
La obligación del control horario alcanza a toda empresa con personal por cuenta ajena, sea cual sea su sector, tamaño y forma jurídica. El precepto no contempla exenciones generales por número de trabajadores, ni por sector económico, ni por modalidad contractual. Quedan comprendidos los contratos indefinidos, temporales, formativos, fijos discontinuos, a tiempo parcial, en prácticas y de trabajo a distancia, así como las personas con contrato de relevo o jubilación parcial activa.
Existen, sin embargo, dos colectivos con régimen propio que conviene precisar. En primer lugar, el personal de alta dirección regulado por el Real Decreto 1382/1985 constituye una relación laboral especial que queda fuera del Art. 34 ET y, por tanto, de la obligación de registro del Art. 34.9 ET. En segundo lugar, el personal al servicio del hogar familiar, regulado por el Real Decreto 1620/2011, no está excluido literalmente del Art. 34.9 ET sino que se rige por una normativa especial con reglas propias sobre ordenación del tiempo de trabajo, jornada y descansos que desplaza parcialmente el régimen general. Conviene interpretar cada caso por su normativa específica.
Quedan fuera del ámbito del Art. 34.9 ET las personas trabajadoras autónomas que no tengan empleados a su cargo, por carecer de relación laboral por cuenta ajena con un empresario. Si un autónomo contrata a una sola persona trabajadora, esa relación sí queda comprendida en la obligación. Tampoco resulta aplicable a los socios trabajadores de cooperativas de trabajo asociado cuando, conforme a la normativa cooperativa autonómica aplicable, optan por la mutualidad alternativa al RETA y no se rigen por el ET, sin perjuicio de que la propia cooperativa pueda implantar un sistema interno equivalente.
Cuando coexisten en una misma empresa varias modalidades (presencial, híbrido, móvil, teletrabajo), la obligación se cumple respecto a toda la plantilla, lo que en la práctica obliga a sistemas combinados o multimodales. Para grupos de empresas con varias sociedades del mismo titular, la obligación se predica de cada sociedad y de cada centro de trabajo. En cuanto a la cuantificación de las sanciones LISOS, la regla canónica del Criterio Técnico 101/2019 de la ITSS es que la sanción se impone por infracción detectada en la empresa, no por trabajador ni automáticamente por centro; solo cuando los hechos son separables (por ejemplo, centros con sistemas y deficiencias propias) cabe individualizar la sanción por centro.
Qué datos debe contener el control horario
El Art. 34.9 ET menciona dos datos imprescindibles: el horario concreto de inicio y el de finalización de la jornada de cada persona trabajadora. Esta formulación, deliberadamente sintética, deja margen al empresario y a la negociación colectiva para concretar los detalles, pero el Criterio Técnico 101/2019 de la ITSS y la práctica inspectora han fijado un conjunto mínimo razonable que conviene respetar para evitar reproches en procedimientos sancionadores.
El contenido mínimo recomendado del control horario incluye los siguientes elementos: identificación unívoca de la persona trabajadora (nombre, DNI o número de empleado), fecha del fichaje, hora exacta de inicio de la jornada, hora exacta de finalización de la jornada, identificación de las pausas no computables como tiempo efectivo de trabajo (descanso para comer, pausas voluntarias largas), identificación de las pausas computables como tiempo de trabajo conforme al convenio colectivo o pacto individual, y firma o validación del trabajador cuando el sistema lo permita. A este conjunto se añade un sello de tiempo del servidor (no del dispositivo local del trabajador, para evitar manipulación) y la trazabilidad de cualquier corrección posterior.
Para las horas extraordinarias, el Art. 35.5 ET impone una obligación adicional de registro día a día y totalización en el período fijado para el abono de las retribuciones, con entrega al trabajador en su recibo de salarios. Aunque jurídicamente son dos obligaciones distintas (Art. 34.9 sobre jornada ordinaria y Art. 35.5 sobre horas extraordinarias), un sistema de control horario digital bien diseñado integra ambos registros de forma natural, evitando duplicidades. Las pausas para la lactancia (Art. 37.4 ET) y los permisos del Art. 37.3 ET también pueden documentarse en el mismo sistema, aunque su impacto contable y disciplinario es propio.
En supuestos de jornada irregular, semanas comprimidas, calendarios de turnos rotatorios o fórmulas de distribución irregular del Art. 34.2 ET, el control horario debe reflejar el tiempo efectivamente trabajado, no la jornada teórica. Es precisamente en estos escenarios donde un sistema de control horario empleados con sello de tiempo automático y log de cambios trazable demuestra su valor probatorio, frente al riesgo de cuadrar la jornada teórica en hojas Excel manuales que la ITSS suele cuestionar por falta de fiabilidad.
Sistemas: papel, Excel, app, biometría
La ley no impone una tecnología concreta. La empresa puede elegir cualquier sistema, siempre que cumpla con los requisitos de fiabilidad, objetividad e invariabilidad del Criterio Técnico 101/2019 y con la normativa de protección de datos cuando proceda. En la práctica, conviven cuatro grandes formatos con perfiles muy distintos en términos de coste, fiabilidad y riesgo asociado.
| Sistema | Casos de uso típicos | Ventajas | Riesgos o cautelas |
|---|---|---|---|
| Papel firmado | Microempresas con plantilla muy reducida, sector tradicional | Coste cero, sin barrera tecnológica | Difícil acreditar fiabilidad e invariabilidad, riesgo alto en inspección |
| Excel manual | Pymes pequeñas, despachos administrativos | Conocido por todo el equipo, sin licencia adicional | Sin sello de tiempo de servidor, sin log de cambios, modificable a posteriori |
| App móvil o web SaaS | Plantillas con movilidad, teletrabajo, plantillas mixtas | Sello de tiempo de servidor, log de cambios, acceso del trabajador y de la ITSS | Encargo del tratamiento Art. 28 RGPD, doble factor recomendado |
| Terminal NFC o tarjeta | Centros únicos, oficinas, fábricas | Identificación clara, despliegue rápido | Posibilidad de fichaje por tercero con la tarjeta del compañero |
| Biometría (huella o facial) | Centros con riesgo alto de suplantación, sectores con habilitación legal | Identificación inequívoca del trabajador | Art. 9 RGPD, EIPD obligatoria, consentimiento no válido por desequilibrio |
| Integración ERP o SIRH | Empresas medianas y grandes con suite de RRHH | Trazabilidad fin a fin, conciliación con nómina | Coste de proyecto, dependencia del proveedor |
El sistema en papel firmado a final de mes, aún práctica frecuente en microempresas, es jurídicamente válido si se respetan los datos mínimos, pero presenta un perfil de riesgo elevado: difícilmente acredita fiabilidad e invariabilidad, no contiene sello de tiempo del momento exacto del fichaje y es vulnerable a impugnaciones del trabajador o a reproches inspectores. La hoja Excel manual mejora ligeramente el papel, pero adolece de los mismos defectos en términos de trazabilidad, ya que el archivo es modificable y no deja huella de los cambios.
Las apps móviles y plataformas SaaS especializadas son la opción más extendida en pymes españolas a partir de 10 personas trabajadoras. Capturan el sello de tiempo del servidor (no del dispositivo del trabajador), registran el log de cambios, permiten exportación en formatos abiertos y conservan el histórico durante los cuatro años legales con cifrado. Si el proveedor SaaS tiene los servidores en la Unión Europea, dispone de un contrato de encargo del tratamiento conforme al Art. 28 RGPD y aporta certificaciones de seguridad reconocidas (ISO 27001 o equivalentes), la cobertura legal es alta. Los terminales físicos NFC o de tarjeta operan bien en centros únicos pero requieren acompañamiento de medidas para evitar el fichaje por tercero.
La biometría merece capítulo aparte por su naturaleza de categoría especial del Art. 9 RGPD, que abordamos en una sección específica más adelante. La integración con ERP o sistemas integrados de información de recursos humanos (SIRH) es la opción óptima en empresas medianas y grandes con suite consolidada, ya que permite conciliar el control horario con la nómina, las vacaciones, los permisos y las horas extraordinarias en un único flujo, reduciendo errores y discrepancias.
Conservación: cuatro años a disposición de la ITSS
El Art. 34.9 ET, último párrafo, impone una obligación de conservación de los registros de jornada durante cuatro años, manteniéndolos a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Este plazo se alinea con el Art. 21.5 LISOS y constituye una obligación documental independiente del plazo de prescripción de las infracciones, que es distinto. La conservación de cuatro años se aplica al registro horario por su naturaleza laboral, con independencia de si en ese período se ha iniciado o no un procedimiento sancionador.
Conviene no confundir este plazo de cuatro años con el plazo de prescripción de tres años de las infracciones graves del Art. 4.1 LISOS, que opera en una lógica distinta: el plazo de tres años regula el tiempo durante el cual la ITSS puede iniciar el procedimiento sancionador por una infracción ya consumada, mientras que los cuatro años de conservación regulan el tiempo durante el cual la empresa debe mantener disponible la documentación. Una empresa podría tener registros de hace más de tres años sin riesgo de sanción por hechos ya prescritos, pero seguir obligada a conservarlos por el plazo legal de cuatro años. La obligación de conservación tampoco se extingue por el simple transcurso del plazo de prescripción.
La disposición de los registros debe ser efectiva. El Art. 34.9 ET reconoce expresamente tres legitimados: la persona trabajadora respecto a sus propios registros, los representantes legales del personal en el marco del derecho de información del Art. 64.4 ET, y la Inspección de Trabajo. Frente a la persona trabajadora, la disposición debe ser accesible en formato comprensible y sin trabas burocráticas, idealmente con autoservicio desde un portal del empleado. Frente a los representantes, la información se ofrece con la periodicidad y formato acordados con el comité de empresa o, en su defecto, con el conjunto de delegados de personal. Frente a la ITSS, la documentación debe entregarse en el plazo y formato requerido por el inspector actuante, normalmente de forma inmediata en visita o en plazo de cinco a diez días en requerimiento escrito.
El soporte de conservación puede ser papel o digital, aunque el formato digital con cifrado, copias de seguridad y exportación a formato abierto es claramente preferible. Para sistemas con biometría, el plazo de conservación del dato biométrico es el estrictamente necesario para la finalidad y, conforme al principio de limitación del plazo del Art. 5.1.e RGPD, no debe extenderse más allá del propio plazo de los registros derivados. La eliminación al término del plazo debe ser segura e irreversible, conforme a los estándares NIST 800-88 o equivalentes.
Sanciones por no llevar el control horario
El incumplimiento del control horario obligatorio constituye infracción laboral grave conforme al Art. 7.5 LISOS, que sanciona "la transgresión de las normas y los límites legales o pactados en materia de jornada, trabajo nocturno, horas extraordinarias, horas complementarias, descansos, vacaciones, permisos, registro de jornada y, en general, el tiempo de trabajo a que se refieren los Arts. 12, 23 y 34 a 38 del Estatuto de los Trabajadores". Por tanto, la falta de registro, el registro incompleto o el registro inveraz se subsumen en esta infracción grave.
La cuantía de la sanción se rige por el Art. 40.1.b LISOS, según los tramos vigentes tras las actualizaciones LISOS. Para las infracciones graves del orden laboral, la cuantía se mueve en tres grados:
| Grado | Cuantía | Aplicación típica |
|---|---|---|
| Grado mínimo | 751 a 1.500 euros | Empresa con cumplimiento parcial, primer incumplimiento, sin reincidencia |
| Grado medio | 1.501 a 3.750 euros | Incumplimiento generalizado o parcial reiterado en plantilla |
| Grado máximo | 3.751 a 7.500 euros | Incumplimiento total, reincidencia o engaño en la información proporcionada |
Punto crítico que conviene precisar con rigor: la sanción LISOS es por infracción detectada en la empresa, no por trabajador afectado. Es decir, la falta de registro respecto a 30 personas trabajadoras en un mismo centro de trabajo constituye una única infracción grave del Art. 7.5 LISOS, no 30 infracciones. La individualización por centro de trabajo procede únicamente cuando los hechos sean separables (por ejemplo, dos centros con sistemas distintos y deficiencias propias en cada uno), conforme a la interpretación que el Criterio Técnico 101/2019 hace de la práctica inspectora. La cuantía final dentro de la horquilla se determina aplicando los criterios de graduación del Art. 39 LISOS: negligencia, fraude, cumplimiento previo, cifra de negocio y conducta general.
La sanción se acumula en su caso con otras infracciones que pudieran detectarse en la misma actuación inspectora (exceso de jornada del Art. 7.5 LISOS por la vía de excesos de horas extraordinarias, fraude en contratos a tiempo parcial del Art. 7.6 LISOS, falta de información al trabajador del Art. 7.1 LISOS), siempre que se traten de hechos diferenciados y no del mismo. La competencia sancionadora corresponde a la ITSS, no a la AEPD, salvo que adicionalmente concurran infracciones específicas de protección de datos.
Conviene recordar que la propuesta inspectora suele ir acompanada del requerimiento de cumplimiento futuro, obligando a la empresa a implantar el sistema en un plazo concreto, normalmente de uno a tres meses, y a acreditar su funcionamiento. El incumplimiento del requerimiento puede dar lugar a una nueva actuación con calificación de reincidencia, lo que eleva sustancialmente la cuantía aplicable en el siguiente expediente.
Cruce con AEPD si hay biometría
Cuando el sistema de control horario incorpora biometría (huella dactilar, reconocimiento facial, geometría de la mano, iris o voz) el tratamiento entra en el ámbito del Art. 9 RGPD como dato de categoría especial, siempre que la información se procese para identificar de manera unívoca a una persona física, lo que ocurre en la inmensa mayoría de implantaciones laborales. La consecuencia es relevante: el tratamiento está prohibido como regla general y solo cabe si concurre una de las excepciones del Art. 9.2 RGPD, con garantías reforzadas.
La AEPD publicó en noviembre de 2023 la Guía sobre tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos, que es la referencia interpretativa actual en España y resulta de obligado estudio antes de implantar cualquier sistema biométrico. La Guía concluye que el uso de biometría para control de presencia laboral es un tratamiento de alto riesgo que exige Evaluación de Impacto en la Protección de Datos (EIPD) previa conforme al Art. 35 RGPD; que el consentimiento del trabajador no es base jurídica válida por la situación de desequilibrio entre empresa y persona empleada; y que solo en supuestos muy concretos con habilitación legal específica del sector cabe legitimar el tratamiento.
Frente a este cuadro, las alternativas no biométricas son técnicamente viables y cumplen el Art. 34.9 ET sin entrar en el Art. 9 RGPD. Una pyme estándar puede implantar tarjeta NFC con PIN personal, app móvil con identificación de usuario y verificación por doble factor (SMS o notificación push), terminal con código de empleado o reconocimiento facial verificado localmente en el dispositivo sin envío de patrones biométricos al servidor (modalidad con menor riesgo, aunque siempre requiere EIPD por prudencia). Estas alternativas son suficientes para acreditar el cumplimiento del control horario obligatorio sin generar el riesgo regulatorio asociado a la biometría.
Si tras analizar la proporcionalidad la empresa decide implantar biometría, los pasos exigibles son: análisis de necesidad y proporcionalidad documentado, valoración de alternativas menos intrusivas descartadas por motivos justificados, EIPD del Art. 35 RGPD con consulta previa a la AEPD si el riesgo residual sigue siendo alto (Art. 36 RGPD), medidas técnicas reforzadas (no almacenar la imagen biométrica sino solo la plantilla o patrón irreversible, cifrado robusto, segmentación de red, registro de accesos), información reforzada al trabajador conforme al Art. 13 RGPD y constancia documental de todo el ciclo. La omisión de la EIPD o la implantación sin base jurídica adecuada figura entre las infracciones que la AEPD ha sancionado con mayor contundencia en los últimos ejercicios, con un rango orientativo para pymes españolas entre 5.000 y 100.000 euros por infracción, aplicando los criterios de graduación del Art. 83.2 RGPD y del Art. 76 LOPDGDD. En casos de menor entidad o con atenuantes intensos, la AEPD puede optar por la advertencia del Art. 58.2.b RGPD, conforme al Art. 78 LOPDGDD.
Cómo elegir un sistema de control horario adecuado
La elección del sistema de control horario adecuado parte de un análisis honesto de la propia organización. El primer paso es mapear la plantilla por modalidades de trabajo (presencial, híbrido, móvil, teletrabajo a tiempo completo), por centros de trabajo (uno único o varios) y por sector. El segundo paso es definir los requisitos mínimos del sistema, que incluyen: identificación unívoca con segundo factor cuando sea posible, sello de tiempo del servidor, log de cambios trazable, exportación en formato CSV o PDF, gestión de pausas legales y horas extraordinarias del Art. 35.5 ET, acceso del propio trabajador a su histórico, módulo para la representación legal y para la ITSS, conservación cifrada durante al menos cuatro años, contrato de encargo del tratamiento conforme al Art. 28 RGPD con el proveedor SaaS, soporte técnico con tiempos de respuesta razonables y migración de datos al finalizar la relación con el proveedor.
El tercer paso es valorar el coste total de propiedad, que va más allá de la licencia mensual. Conviene incluir en el cálculo: implantación inicial y configuración, formación al equipo, hardware si se opta por terminal físico, integración con la nómina o el ERP, eventuales personalizaciones, soporte post-venta y migración de datos. Una pyme media de 25 a 50 personas trabajadoras suele situar el coste entre 1,50 y 4 euros por usuario y mes en modalidades SaaS estándar, con horquillas mayores si incorpora biometría o integraciones avanzadas con la suite de RRHH.
El cuarto paso es validar la cobertura legal del proveedor. Más allá de las funcionalidades, conviene exigir: encargo del tratamiento bien redactado y firmado, ubicación de servidores en la Unión Europea o garantías equivalentes para transferencias internacionales conforme a los Arts. 44-49 RGPD, certificaciones de seguridad reconocidas (ISO 27001 o equivalentes), política de retención y borrado conforme a la finalidad y compromiso de auditoría. Esta diligencia previa adquiere especial relevancia con proveedores extracomunitarios o con infraestructura cloud en terceros países sin decisión de adecuación.
Como divulgador independiente, en Cardeseo asesoramos a nuestros clientes RGPD en la elección del sistema de control horario y revisamos el contrato de encargo del tratamiento. Para empresas que buscan una app sencilla diseñada en España con cobertura legal completa, hemos desarrollado Fichados (disclosure: producto propio de nuestro grupo, Groove Factory Studios, S.L.). La elección del sistema concreto es siempre del cliente y trabajamos también revisando soluciones de terceros (Sage, Holded, Factorial, Sesame, Bizneo y otros) sin condicionar la decisión a un producto en particular.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio el control horario en todas las empresas?
Sí. El Art. 34.9 ET, en la redacción del Real Decreto-ley 8/2019, impone el control horario obligatorio a toda empresa con personal por cuenta ajena, sin distinción de sector ni tamaño. La obligación alcanza también al teletrabajo (Art. 14 Ley 10/2021). Quedan fuera por su naturaleza las personas trabajadoras autónomas sin empleados y, con particularidades propias, las relaciones laborales de carácter especial como la alta dirección (RD 1382/1985) y el personal al servicio del hogar familiar (RD 1620/2011), que se rigen por reglas propias.
¿Qué empresas están obligadas al control horario?
Toda empresa con personal por cuenta ajena, con independencia del sector, tamaño y modalidad contractual. La obligación se extiende a contratos indefinidos, temporales, a tiempo parcial, formativos, fijos discontinuos y a distancia. Para grupos con varias sociedades, la obligación se predica de cada sociedad y de cada centro de trabajo. Las sanciones LISOS se imponen por infracción detectada en la empresa (no por trabajador ni automáticamente por centro); la individualización por centro solo procede cuando los hechos son separables, conforme al Criterio Técnico 101/2019 de la ITSS.
¿Cuáles son las sanciones por no llevar control horario?
La infracción es grave conforme al Art. 7.5 LISOS y se sanciona según el Art. 40.1.b LISOS en tres grados: mínimo de 751 a 1.500 euros, medio de 1.501 a 3.750 euros y máximo de 3.751 a 7.500 euros por infracción detectada en la empresa, no por trabajador afectado. La individualización por centro de trabajo solo procede si los hechos son separables. Si además el sistema utiliza biometría sin EIPD o no informa al trabajador, se abre una segunda vía sancionadora ante la AEPD con un rango orientativo para pymes entre 5.000 y 100.000 euros.
¿Qué datos debe contener el control horario obligatorio?
El Art. 34.9 ET menciona dos datos imprescindibles, el horario concreto de inicio y el de finalización de la jornada de cada persona trabajadora. La práctica inspectora añade un contenido mínimo razonable: identificación del trabajador, fecha, hora exacta de inicio y fin, pausas no computables, pausas computables y trazabilidad de las correcciones posteriores. Para horas extraordinarias se aplica además el Art. 35.5 ET, con registro día a día y totalización en el recibo de salarios.
¿Cuál es el mejor sistema de control horario para una pyme?
No existe una respuesta única. Depende del tamaño de plantilla, del sector y del grado de movilidad. Los criterios objetivos a comparar son identificación unívoca con doble factor, sello de tiempo de servidor, log de cambios trazable, contrato de encargo del tratamiento conforme al Art. 28 RGPD, servidores en la Unión Europea, soporte en español y exportación abierta. Soluciones consolidadas en el mercado español incluyen Fichados, Sage, Factorial, Sesame, Bizneo y Holded, sin perjuicio de otras alternativas sectoriales.
¿Cuánto tiempo debo conservar los registros de control horario?
Cuatro años, conforme al Art. 34.9 ET y al Art. 21.5 LISOS. Este plazo de conservación es independiente del plazo de prescripción de las infracciones graves del Art. 4.1 LISOS, que es de tres años y opera en una lógica distinta. La empresa debe mantener los registros disponibles para la persona trabajadora, los representantes legales del personal y la Inspección de Trabajo durante todo el plazo de cuatro años.
¿Necesito EIPD si uso huella dactilar para fichar?
Sí. La Guía de la AEPD de noviembre de 2023 sobre control de presencia con biometría considera estos tratamientos de alto riesgo y exige una Evaluación de Impacto en la Protección de Datos previa conforme al Art. 35 RGPD. El consentimiento del trabajador no se considera base jurídica válida por el desequilibrio de poder. Si no se acredita una base jurídica sólida ni se justifica la proporcionalidad, la recomendación de la AEPD es renunciar a la biometría y optar por alternativas no biométricas como tarjeta NFC, PIN o doble factor en app móvil.
Próximos pasos
Si tras leer esta guía sobre el control horario obligatorio quieres implantar, auditar o adaptar el sistema de tu empresa, te recomendamos avanzar por estos recursos del centro de cumplimiento de Cardeseo:
- Revisar el hub de cumplimiento legal para identificar todas las áreas RGPD y laborales relevantes en tu empresa.
- Profundizar en el registro horario digital si vas a optar por una solución electrónica con trazabilidad y log de cambios.
- Consultar la guía de la AEPD para entender la doctrina aplicable a sistemas con biometría o geolocalización.
- Revisar qué es el RGPD si necesitas refrescar las bases jurídicas, los principios y los derechos del interesado.
- Profundizar en la LOPDGDD para conocer las particularidades nacionales sobre intimidad en el ámbito laboral (Arts. 87-90).
Si necesitas una solución sencilla de control horario empleados, puedes evaluar Fichados, nuestra app diseñada en España con servidores en la Unión Europea (disclosure: producto del mismo grupo que Cardeseo). Para una auditoría preventiva de tu sistema actual o defensa ante una inspección de la ITSS, contacta con el equipo jurídico de Cardeseo para una valoración inicial sin compromiso. Disponemos de cobertura de responsabilidad civil profesional por 1.500.000 euros y de un equipo especializado en cumplimiento laboral y RGPD.